“呵呵，这个问题问得好，脑袋里只装哪一件事呢？我认为应该是‘下一步行动’。”
“什么是‘下一步行动’？”小强第一次听到这个词。
“呵呵，我们分成两部分看，‘行动’就是可以直接去做的事情，比如打个电话，而‘下一步行动’就是某一件事情的下一个可以直接去做的事情。比如‘制作项目进度计划’可以分解出若干行动。
这四项都是行动，但下一步行动只有一个：进行项目结构分析，明确单元之间的逻辑关系与工作关系。
通常造成你拖延、效率低下、行动力差的原因之一就是你在做的是杂事、任务或项目，而不是下一步行动。所以总感觉无从下手，其实最后一步才是真正制作项目进度计划，这是很多人进入的误区，一口吃不成个胖子啊！”
“老付，为什么要写得那么复杂呢？明白意思就行了嘛，我就写‘项目结构分析’可以吗？”小强问。
“不行，人的记忆不可靠，明明现在很明确地知道这几个字是什么意思，但是三天后再拿出来看的时候，就抓耳挠腮地想不出来了。所以写行动也是有秘诀的。
秘诀一：动词开头。一个号的行动应该是以动词开头的，比如‘打电话给某某’、‘准备会议材料’、‘回复E-mail’，等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。如果在你的行动清单上写着‘电话’、‘资料’、‘E-mail’，我想你一定会把它们放到一边置之不理的。
秘诀二：内容清晰。比如‘准备会议材料’，虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，‘需要准备哪些材料’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’，等等，这些东西还需要我们在行动前一一落实。所以说，这样的‘下一步行动’是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号，避免大脑自己‘擅自加工’。大脑‘擅自加工’的结果就是相关、不相关的信息一股脑儿揉在一起。
秘诀三：描述结果。比如‘早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划’，这已经算是一个不错的‘下一步行动’了，但是我一直强调对结果描述的重要性，也就是说，我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。如果你在这段话的后面加上‘说服与会者认同我的营销方案’，那会是什么效果呢？
秘诀四：设定开始时间、周期、最后期限是什么。在生了这三个和时间有关的属性之后，你就可以更加合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。比如，会议的时间是‘9点开始，需要2小时’，那么你就可以做到在9点之前把自己的杂事都处理好，并且在9点到11点这个时段不再安排其他事情；与会的其他人，也可以根据这一点合理地规划自己的时间。”
